Pelaksanaan Sistem Kearsipan pada Badan Pendapatan Daerah Jember

Abstract

Suatu perusahaan atau intansi/badan pemerintahan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya tidak terlepas dari kegiatan penataan dokumen yang disebut dengan kegiatan pengarsipan. Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi, maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti untuk suatu tindakan dan keputusan. Bentuk arsip dengan seiring perkembangan zaman dan teknologi juga dapat berupa audio, video, dan digital. Kearsipan adalah suatu kegiatan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun arsip arsip yang diterima agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Kegiatan pengarsipan dahulu hanya didefinisikan sebagai kegiatan mengumpulkan dokumen yang sudah tidak terpakai lagi yang disimpan dalam suatu ruangan. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi definisi dari kegiatan pengarsipan sudah maju dan memiliki kedudukan yang semakin meningkat karena manfaat yang diberikan. Perusahaan maupun badan pemerintah saat ini sudah menyadari betapa pentingnya kegiatan pengarsipan yang dilakukan dalam suatu perkantoran terutama dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Kegiatan kearsipan saat ini dapat didefinisikan sebagai kegiatan atau proses yang dimulai dari penciptaan/pembuatan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengawasan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan berdasarkan sistem yang baku.