Peran Kesekretariatan Pada Pengadilan Agama Kabupaten Banyuwangi

Abstract

1. Peran Kesekretariatan Pada Pengadilan Agama Banyuwangi Sekretaris pada Pengadilan Agama Banyuwangi mempunyai beberapa tugas pokok dan dibantu oleh tiga Kasubag yaitu Kasubag Umum dan Keuangan; Kasubag Kepegawaian, Organisasi dan Tatalaksana; dan Kasubag Perencanaan, Teknologi Informasi dan pelaporan. Tugas pokok dari masing-masing Kasubag dapat dilihat pada Bab 3 Hal 31-32. Adapun kegiatan kesekretariatan dalam rangka membantu tugas sekretaris pada Pengadilan Agama Banyuwangi mencakup beberapa kegiatan yaitu : 1) Korespondensi a. Pengelolaan Surat Masuk Pengelolaan surat masuk merupakan proses menerima surat dari luar instansi untuk bisa ditindaklanjuti. Surat tersebut bermacam-macam, misalnya surat dari Pengadilan Agama lain, Mahkamah Agung (MA), Pengadilan Tinggi Agama (PTA), Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) maupun perseorangan. b. Pengelolaan Surat keluar Pengelolaan surat keluar merupakan proses pembuatan surat yang ditujukan untuk instansi atau seseorang yang berada diluar Kabupaten Banyuwangi untuk ditindaklanjuti. Surat tersebut bermacam-macam. Seperti surat panggilan cerai, balasan lamaran pekerjaan, dan juga relasi antar Pengadilan Agama Lain. 2) Pengarsipan a. Pengelompokan Surat Pengelompokan surat dibagi menjadi dua yaitu : 1. Berdasarkan surat umum Surat ini dikelompokkan berdasarkan isi surat seperti surat lamaran pekerjaan, surat tugas, surat pegawai, surat cuti, atau surat yang berhubungan dengan kepegawaian. Hal ini dilakukan pengelompokkan agar semua surat masuk maupun surat keluar dapat tertata dengan baik tanpa tercampur dengan surat khusus perkara. 2. Berdasarkan Surat Perkara Surat ini dikelompokkan hanya dikhususkan untuk surat yang berisi perkara misalnya seperti surat panggilan perceraian, harta gono-gini, warkat, dan juga hak waris. b. Penyimpanan dan Pemeliharaan Penyimpanan dan pemeliharaan sangat diperlukan mengingat arsip memiliki nilai manfaat, oleh karena itu perlu dijaga agar awet, tetap baik keadaannya, dan tidak hilang sehingga informasi yang ada di dalamnya juga tidak musnah. 3) Penerimaan Telepon dan Menelepon Setiap karyawan, khususnya sekretaris harus mampu menerima dan menelepon dengan baik. Untuk dapat menciptakan kesan yang baik usahakan pada saat menerima maupun melayani telepon selalu mengatur suara agar terdengar baik, mengatur kecepatan berbicara, nada suara, dan kejelasan pengucapan. 4) Surat Tugas Surat tugas merupakan surat yang dibuat berdasarkan kepentingan pihak yang bersangkutan. Surat tugas termasuk dalam surat perintah dan tidak semua orang yang berada di lingkungan kantor pernah menggunakan surat tugas karena sifatnya berdasarkan kepentingan. 2. Pelaksanaan Kegiatan Praktek Kerja Nyata Kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama praktek kerja nyata di Pengadilan Agama Banyuwangi adalah sebagai berikut : 1) Menscan Dokumen Relaas Panggilan Pada Pengadilan Agama Banyuwangi, penyimpanan dokumen tidak hanya dilakukan secara manual tetapi file dokumen juga disimpan pada folder masing-masing pegawai guna mempermudah pada saat pencarian data. Proses penyimpanan, dokumen harus discan terlebih dahulu setelah itu nantinya akan disimpan pada folder pegawai. 2) Penggandaan Dokumen Penggandaan dokumen berfungsi sebagai alat bukti jika sewaktu-waktu diperlukan. Kekuatan pembuktian hanya ada pada tulisan yang nantinya dapat dipertujukkan. Maka dari itu penggandaan dilakukan agar dokumen tercetak banyak dan dapat diarsipkan. 3) Penyimpanan Jadwal Perkara Aplikasi SIPP memungkinkan akses terhadap berkas arsip perkara. Masyarakat dapat secara langsung mengakses dan mencari subjek perkara. Melalui aplikasi ini, Pengadilan Agama Banyuwangi dapat menyajikan informasi tentang progres dari kasus atau perkara. 4) E-Filling Pajak Online E-filling pajak adalah cara penyampaian Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT) atau pemberitahuan perpanjangan SPT Tahunan yang dilakukan secara online dan real-time melalui website e-filing pajak DJP Online. 3. Identifikasi Permasalahan Dan Alternatif Solusi Masalah-masalah yang terjadi adalah : a. Tidak adanya ruang khusus serta petugas arsip untuk Bagian Kesekretariatan, sehingga dokumen antar Kasubag Kesekretariatan tercampur. b. Fasilitas parkir dan tempat duduk untuk masyarakat kurang luas sehingga kenyamanan dan keamanan kurang memuaskan. Alternatif solusi : a. Perlu adanya ruang khusus arsip dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat, petugas kearsipan harus dibekali dengan keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Agar arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan dapat ditemukan dengan cepat. b. Perlu adanya penambahan tempat parkir dan tempat duduk agar pelayanan kenyamanan dan keamanan perkara dapat memuaskan.