Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Dalam Meningkatkan Efisiensi Administrasi Pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Jember

Abstract

Perusahaan pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi disuatu perusahaan pada dasarnya mempunyai hasil. Hasil dari suatu perusahaan adalah surat, formulir dan laporan yang diterima oleh perusahaan yang pada akhirnya berhubungan dengan kearsipan. Arsip diperlukan untuk memberi pelayanan dan keperluan informasi intern dalam perusahaan. Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintahan maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur. Dengan adanya pemanfaatan penataan arsip maka akan memudahkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan informasi. Namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban. Arsip berisi informasi yang tertulis mengenai keputusan maupun pikiran yang harus tersedia apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan guna menunjang peningkatan produktifitas dan efisiensi perusahaan. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Efektifitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi oleh arsip dinamis dan arsip statis.