Proses Pengarsipan Dokumen Di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 9 Jember

Abstract

Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu perusahaan oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses yang benar. Arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu perusahaan merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan perusahaan yang memerlukan kearsipan. Kearsipan memegang peran bagi kelancaran jalannya perusahaan, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi perusahaan. Pentingnya kearsipan maka perlu dilakukannya prosedur yang baik dan benar dalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, pemindahan serta pemusnahannya. Didalam pekerjaan menyimpan arsip tidak hanya menyimpan saja, tetapi menyangkut penempatan dan penemuannya kembali. Penyimpanan arsip dikatakan baik, apa bila pada waktu tertentu dan sewaktu-waktu arsip itu dibutuhkan dapat menemukannya dengan mudah, cepat dan tepat. Sebaliknya apa bila penyimpanan arsip yang kurang diperhatikan maka kegiatan akan sedikit terhambat dan tentu membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukannya kembali.