Prosedur Kearsipan Korespondensi Pada Unit Dokumen Di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IX Jember

Abstract

Dalam suatu organisasi atau instansi pasti terdapat kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan yaitu mengarah pada bidang administrasi perkantoran, adapun kegiatan administrasi merupakan kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Manfaat administrasi bagi instansi secara umum antara lain dapat mempermudah untuk menghandle atau menangani penyimpanan dokumen-dokumen penting dan berharga sehingga dokumen tersebut tidak berceceran dan mempermudah penemuan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Sehingga dalam instansi rangkaian kegiatan administrasi selalu dibutuhkan dan diterapkan, salah satunya mengenai kearsipan. Kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan, dari definisi kearsipan tersebut dapat difahami bahwa kearsipan akan berperan dalam proses pengelolaan dokumen-dokumen instansi karena prosedur yang selama ini diterapkan oleh kalangan instansi tentang penanganan dokumen adalah dokumen tersebut pasti diarsipkan. Dokumen yang nantinya akan diarsipkan terdapat banyak jenis, salah satunya yaitu koresponden atau surat, surat merupakan dokumen yang berperan penting dalam instansi karena surat merupakan media komunikasi antara pihak instansi dan pihak luar instansi. Adapun pada setiap instansi, kegiatan koresponden memiliki rangkaian atau proses dari sebelum koresponden tersebut di ciptakan hingga di simpan sesuai dengan prosedur masing-masing. Tahap penyimpanan koresponden dikenal dengan kegiatan pengarsipan koresponden, dalam hal ini terdapat pula prosedur yang digunakan instansi untuk pengarsipan koresponden yang penting untuk diketahui, termasuk pada PT KAI daerah operasi IX jember, pada PT KAI daerah operasi IX Jember terdapat unit dokumen yang mengurus segala dokumen yang masuk dari luar instansi ke dalam instansi termasuk koresponden, sehingga terdapat rangkaian kegiatan pengerjaan dokumen yang dilakukan oleh divisi dokumen dari awal penerimaan dokumen hingga pengarsipan dokumen.