SISTEM PENGELOLAAN ARSIP SURAT MENYURAT DI PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 9 JEMBER

Abstract

Berdasarkan kegiatan – kegiatan dan pengamatan secara langsung yang telah dilakukan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 9 Jember, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu: 1. Setiap surat yang diterima diberi nomor surat yang berisi kode klasifikasi yang bertujuan agar surat yang keluar diketahui oleh pimpinan yang apabila terjadi sesuatu, instansi akan bertanggungjawab. 2. Pemberian kode klasifikasi dilakukan dengan membaca terlebih dahulu perihal dan isi surat secara keseluruhan sehingga diperoleh kode klasifikasi yang tepat. Pemberian kode surat dikelompokkan berdasarkan pokok masalah yang bertujuan agar memudahkan apabila dokumen-dokumen dibutuhkan kembali. 3. Penyimpanan arsip dilakukan dengan jangka waktu satu (1) tahun untuk arsip yang diletakkan di box dan rak arsip dan berlaku lima (5) tahun yang diletakkan di gudang. Penyimpanan arsip dilakukan oleh tiap unit kerja yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. 4. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan yaitu sistem kode klasifikasi arsip, sistem nomor dan sistem tanggal. 5. Pada penyusutan arsip penyerahan Arsip Inaktif akan dibuatkan berita acara penyerahan Arsip Inaktif dari unit pengelola arsip ke unit kearsipan yang disertai dengan Daftar Arsip Inaktif yang diserahkan