PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KANTOR PUSAT UNIVERSITAS JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata pada Kantor Pusat Universitas Jember yang berjudul “ Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Pusat Universitas Jember”, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Pengelolaan surat masuk di Tata Usaha Kantor Pusat Universitas Jember berlangsung rrrmelalui beberapa tahapan, yaitu pengagendaan surat masuk, pengklasifikasian surat llllmasuk, pendesposisian surat masuk, pendistribusian surat masuk, pencatatan dalam jjjjagenda. Semua Surat Masuk harus selalu dikirimkan kepada Rektor melalui T.U, jjjjapabila ada surat masuk di bagian lain selain T.U (misal :surat masuk langsung jjjjditerima di Kepegawaian, Keuangan dst) maka surat tersebut dikirimkan kepada jjjjKasubag. T.U melalui SIKD(sistem kearsipan dinamis) sedangkan surat aslinya jjjjdiberkaskan di tempat penerima asal surat, T.U harus mencetak / print surat tersebut jjjjdari SIKD(sistem kearsipan dinamis). Untuk diberkaskan bersama surat keluar/ surat jjjjbalasan terkait sesuai dengan klasifikasi kearsipan (arsip manual). 2. Pengelolaan surat keluar di Kantor Pusat Universitas Jember berlangsung melalui lllltahapan kegiatan yaitu pengagendaan dan penomoran surat keluar, pemberian tanggal llllsurat, pemberian stempel surat, pencatatan ke dalam buku ekspedisi, dan llllpendistribusian surat. Surat yang ditujukan kepada fakultas atau dalam instansi akan lllldikirimkan oleh karyawan pengirim surat. Surat yang ditujukan kepada luar instansi llllakan dikirimkan melalui pos atau jasa pengiriman. 3. Pengelolaan surat menyurat di Kantor Pusat Universitas Jember telah diatur di Buku llllPedoman Surat Menyurat Kantor Pusat Universitas Jember. Sebagian besar karyawan lllltelah mengikuti prosedur surat menyurat terkadang karyawan lalai dan bahkan llllmenyepelekan prosedur surat menyurat. Beberapa kendala kemungkinan terjadi sssdikarenakan beberapa karyawan tidak melaksanakan prosedur surat menyurat dengan llllbaik, seperti kesalahan dalam memberikan nomor surat keluar, kelalaian dalam llllmencatat surat masuk kedalam buku agenda dan lain sebagainya. Maka dari itu peran llllKepala Sub. Bagian sangatlah penting untuk selalu mengawasi karyawannya llllsehingga pelaksanaan surat menyurat berjalan dengan baik dan lancar