PELAKSANAAN KEGIATAN SURAT MENYURAT PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata yang telah dilaksanakan sejak tanggal 27 Februari sampai dengan 27 Maret 2017, kegiatan surat menyurat pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sudah tersistem dengan baik dan sesuai dengan teori tentang surat menyurat. Adapun kegiatan surat menyurat yang telah dilaksanakan, yaitu sebagai berikut: a) Pengelolaan surat masuk pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember meliputi Penerimaan surat oleh Bagian Pelayanan, Pemberian tanda terima surat, pembukaan, pencatatan, dan pemberian Lembar Disposisi oleh Bagian Umum dan Kepegawaian, pendisposisian surat oleh Kepala Dinas, dan penyimpanan surat masuk. b) Pengelolaan surat keluar pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember, meliputi pembuatan surat, pemberian nomor dan pencatatan surat, penggandaan surat, penandatanganan dan pemberian stempel oleh Kepala Dinas, pembuatan amlop surat, pengiriman surat kepada instansi yang dituju, dan penyimpanan surat keluar. c) Penataan arsip pada Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember menggunakan sistem tanggal dengan langkahlangkah seperti memeriksa surat atau berkas, mengindeks, mengkode, menyortir, dan menempatkan. Adapun peralatan yang digunakan untuk pengarsipan surat adalah lemari arsip (filling cabinet), map untuk menyimpan arsip (folder), penyekat dan penunjuk (guide), folder yang mempunyai besi penggantung (hanging folder), kartu indeks, alat pelubang kertas (perforator); dan stapler