PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DENGAN SISTEM SUBJEK BAGIAN KEARSIPAN PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN RAMBIPUJI JEMBER

Abstract

1 Prosedur Penanganan Dokumen Arsip a. Setiap berkas yang masuk di buatkan berita acara atau surat masuknya sebagai bukti bahwa arsip tersebut telah dipindahkan ke kantor kearsipan. Jika ada yang meminjam arsip akan dibuatkan surat peminjaman arsip agar arsip yang dipinjam dapat segera kembali dan tidak hilang. b. Mengarsipkan berkas, arsip yang telah di bungkus dan di beri label dalam kertas pembungkus akan dimasukkan dalam kardus dengan ukuran tertentu, satu kardus bisa berisi 1-30 dokumen arsip. Selanjutnya kardus diberi label yang berisi nama instansi, tahun arsip, jumlah arsip dan nomor kardus. Kemudian arsip diletakkan di rak arsip yang sudah ditentukan di dalam ruang penyimpanan arsip. 2. Penanganan Surat a. Surat masuk dikelola oleh Bagian Umum. Pengelolaan akan melalui alur sebagai berikut semua surat masuk akan diterima oleh TU kemudian disortir untuk dikelompokkan kemudian dicatat di agenda surat masuk dan dilampiri lembar disposisi. b. Surat keluar akan melalui alur sebagai berikut surat keluar yang sudah diketik diserahkan kepada kepala bidang untuk di paraf, kemudian diberikan kepada sekretaris untuk direvisi. Setelah direvisi surat keluar akan diserahkan ke Kepala Kantor untuk ditanda tangani selanjutnya diberikan kepada TU untuk diberi nomor dan ditulis di agenda surat keluar kemudian dikirim di instansi yang dituju.