KEARSIPAN PADA BAGIAN UMUM KANTOR SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH (DPRD) KABUPATEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Nyata Proses pada Bagian Umum Sekretariat DPRD Kabupaten Jember pengelolaan arsip sudah dikelola cukup baik dan arsip telah diletakkan pada tempatnya yang dipisahkan menurut sistem subjek. Beberapa kegiatannya mewakili kegiatan kearsipan, dapat disimpulkan dibawah ini : 1. Pengelolaan surat masuk pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jember telah dilakukan sesuai dengan alur penerimaan surat masuk. Mulai dari pengagendaan, memberi lembar disposisi, menyerahkan kepada sekretaris DPRD, dikembalikan kepada Bagian Umum lalu di lanjutkan pada Ketua DPRD, kemudian diserahkan kembali pada Bagian Umum, dan terakhir akan diberikan kepada sub-sub bagian tertentu yang telah ditentukan. Untuk selanjutnya sub-sub bagian tertentu yang akan mengelola dan menindak lanjuti perihal surat. 2. Pengelolaan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jember telah dilakukan sesuai prosedur dengan alur pengelolaan surat keluar. Surat keluar dibuat oleh sub-sub bagian dari Sekretariat DPRD Kabupaten Jember. Surat tersebut akan dimintai tanda tangan ketua atau sekretaris DPRD, lalu diserahkan pada bagian umum untuk diberi nomor surat, dan pengagendaan ditulis dalam buku agenda surat keluar dan langkah terakhir dilakukan pengiriman kepada alamat yang dituju. 3. Proses penyimpana arsip surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jember dilakukan beberapa langkah yaitu mengumpulkan, memeriksa, menyortir, dan terakhir menyimpan. Peralatan yang dipakai cukup memadai dan menjamin surat-surat dapat sampai pada bagian tertentu dan dapat diamankan dengan baik.