PROSES RESERVASI HOTEL DALAM KEGIATAN MICE DI PT HARYONO TOUR AND TRAVEL MALANG

Abstract

MICE merupakan industri baru yang sedang berkembang dengan angka pertumbuhan yang cepat. Industri ini berasal dari Eropa dan Amerika Utara, dan sekarang menjadi industri internasional yang ditandai dengan adanya investasi lintas benua (Noor, 2007:1). Dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin cepat, kegiatan MICE sangat diperlukan oleh banyak perusahaan untuk mengembangkan usahanya dengan cara mengadakan pertemuan-pertemuan yang dilakukan di suatu tempat yang dapat dijangkau dengan mudah terutama di Indonesia. Setiap event MICE memerlukan akomodasi salah satunya berupa hotel yang dimana hotel tersebut menjadi lokasi event tersebut selama beberapa hari. Umumnya event MICE dilakukan di sebuah hotel karena hotel menyediakan fasilitas ruang meeting, hall untuk konferensi, kamar untuk tempat istirahat peserta, dan fasilitas penunjang lainnya. MICE umumnya terselenggara di kota-kota yang pertumbuhan pariwisatanya sangat pesat contohnya Malang. Malang merupakan tempat yang cocok dijadikan tempat penyelenggaraan event MICE dikarenakan disana banyak berdiri hotel-hotel berbintang yang cukup untuk kegiatan meeting maupun konferensi besar lainnya. Selain itu berdirinya hotel juga didasari oleh banyaknya wisatawan yang datang ke Malang untuk berplesir di tempat-tempat wisata yang menyenangkan. Jadi selain berkunjung untuk menghadiri event MICE, peserta juga akan membawa keluarganya untuk berplesir. PT Haryono Tour and Travel Malang adalah satu biro perjalanan wisata di Malang yang bergerak di bidang jasa yaitu menangani kegiatan MICE, salah satunya dalam acara Pengembangan Profesi Bedah Berkelanjutan (P2B2 PABI XII). Acara ini adalah acara terbesar untuk kalangan dokter bedah se-Indonesia. PT Haryono Tour and Travel sebagai Professional Conference Organizer hanya menangani pengurusan akomodasi kamar untuk penginapan peserta selama acara berlangsung. Selain itu PT Haryono Tour and Travel melayani acara meeting, gathering, pelayanan transportasi untuk MICE, dan exhibition planning. Tahap pengurusan proses reservasi hotel untuk acara P2B2 PABI XII adalah, pertama pihak PCO melakukan kerja sama dengan pihak hotel, terutama yang telah memiliki kontrak dengan PCO, kedua peserta akan melakukan registrasi lewat email, telepon, fax, maupun datang secara langsung terkait dengan akomodasi peserta serta menanyakan tentang proses pembayaran. Ketiga, pihak PCO bertanggung jawab atas hal-hal yang terkait dengan akomodasi peserta pada saat acara berlangsung. Keempat, pihak PCO melaporkan dan menyelesaikan administrasi pembayaran dengan hotel sesuai dengan kontrak yang telah ditandatangani. Usai acara MICE tersebut, pihak PCO bertanggung jawab atas semua yang telah terjadi ketika acara tersebut terkait akomodasi. Evaluasi terhadap kekurangan dan kelebihannya dilakukan usai kegiatan berlangsung.