PELAKSANAAN ADMINISTRASI DI BIDANG KESEKRETARIATAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata yang dilaksanakan Pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember selama satu bulan, mengenai Pelaksanaan Administrasi Di Bidang Kesekretariatan, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut: a. Penerimaan telepon pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember dilakukan dengan sikap hormat dan ramah serta dengan nada yang jelas. Penerima telepon pertama harus mengucapkan salam terlebih dahulu, kemudian penerima menyebutkan nama dan menawarkan bantuan. Dalam mengakhiri telepon tidak lupa mengucapkan terimaksih kepada penelepon. b. Pembuatan register Nama – nama PNS yang Mendapat Hukuman Disiplin, berdasarkan pada peraturan perundang – undangan yang telah mengikat Pegawai Negeri Sipil tersebut. c. Pembuatan register Nama – nama PNS (yang sudah waktunya pensiun sesuai dengan masa jabatannya selama menjadi Pegawai Negeri Sipil. d. Pengurusan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar yaitu pada surat masuk, setelah surat diterima dan disertai dengan lembar disposisi dan stempel yang akan diserahkan kepada kepala sub bagian untuk diperiksa. Kemudian surat masuk dan disposisi harus dicatat di Buku Agenda surat masuk yang akan diberikan kepada staf yang berhak untuk dikelola dan diarsipkan. Pada surat keluar, membuat konsep surat keluar terlebih dahulu, kemudian dikonsultasikan dengan pimpinan untuk mendapat persetujuan. Kemudian surat keluat diberi nomor surat dan tandatangan Kepala Badan Kepegawaian Kabupaten Jember setelah itu surat dicatat di Buku Agenda surat keluar dan terakhir adalah pengiriman surat keluar. 67 e. Pengarsipan arsip pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember peralatan penataan berkas yang ada di Badan Kepegawaian Kabupaten Jember, yakni sebagai berikut: 1). filling cabinet; 2). kotak lembar pengantar biasa; 3). kotak lembar disposisi; 4). folder; 5). sekat. Pemusnahan arsip di simpan digudang Badan Diklat Kepegawaian Kabupaten Jember dan dimusnahkan setelah tersimpan kurang lebih selama tujuh tahun dan menggunakan mesin pengahancur kertas.