MANAJEMEN PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BADAN KEPEGAWAIAN KABUPATEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember yang berjudul “Manajemen Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember” khususnya pada Bidang Peningkatan Kinerja dan Kesejahteraan Pegawai yang beberapa kegiatannya mewakili kegiatan surat menyurat, dapat disimpulkan sebagai beikut: a. Surat Masuk 1) surat masuk pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember dilaksanakan oleh bagian Tata Usaha selanjutnya diagendakan ke dalam buku besar; 2) surat masuk pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember sebelum diagendakan, terlebih dahulu harus diberi lembar disposisi yang digunakan untuk mencatat ringkasan isi surat; 3) setelah diberi lembar disposisi, surat masuk yang diterima kemudian diagendakan ke dalam buku agenda surat masuk; 4) pengagendaan surat masuk pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember berdasarkan pada tanggal kapan surat tersebut masuk; 5) Pengarsipan surat masuk pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember menggunakan sistem penomeran yang berdasarkan atas penomeran surat yang terbagi sesuai dengan klasifikasinya. b. Surat Keluar 1) surat keluar pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember dilaksanakan oleh bagian Tata Usaha selanjutnya diagendakan ke dalam buku besar; 2) surat keluar pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember sebelum diagendakan, terlebih dahulu harus diberi lembar disposisi yang digunakan untuk mencatat ringkasan isi surat; 3) setelah diberi lembar disposisi, surat keluar kemudian diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar; 50 4) surat keluar yang akan dikeluarkan oleh Badan Kepegawaian Kabupaten Jember terlebih dahulu harus diagendakan sebelum dikirimkan kepada alamat yang dituju; 5) pengagendaan surat keluar pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember berdasarkan pada tanggal kapan surat tersebut dikeluarkan; 6) Pengarsipan surat keluar pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember menggunakan sistem penomeran yang berdasarkan atas penomeran surat yang terbagi sesuai dengan klasifikasinya. c. Disposisi Surat Mendisposisikan surat masuk dan surat keluar pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember dilaksanakan oleh bagian Tata Usaha atau bagian Umum yang kemudian diserahkan kepada sekretaris Badan Kabupaten Jember untuk mendapat informasi dari instansi. Setelah lembar disposisi mendapat persetujuan dari sekretaris Badan Kepegawaian Kabupaten Jember, surat masuk dapat didistribusikan kepada bidang-bidang yang dituju oleh pengirim surat, sedangkan untuk surat keluar dapat dikirimkan kepada alamat yang dituju. d. Mengarsip Surat Masuk dan Surat Keluar Mengarsip surat masuk dan surat keluar pada dasarnya sama, surat masuk diarsipkan berdasarkan tanggal masuk surat sedangkan surat keluar diarsipkan berdasarkan tanggal keluar surat. e. Pemusanahan Surat Pemusnahan surat pada badan Kepegawaian Kabupaten Jember dilakukan dengan cara dimusnahkan dengan mesin penghancur kertas dan dipindahkan digudang Badan Diklat Kepegawaian Kabupaten Jember yang berada didaerah Kaliwates Kabupaten Jember setelah masa penyimpanan selama 7 tahun.