PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN PADA PT. KERETA API INDONESIA ( PERSERO ) DAERAH OPERASI IX JEMBER

Abstract

1. surat masuk diproses dahulu berdasarkan pokok persoalan; Selanjutnya, ditulis lembar disposisi oleh petugas arsip yang diberi paraf, kemudian diberikan kepada yang bersangkutan. 2. surat keluar dari instansi sebelumnya surat tersebut diberi nomor oleh Bagian Urusan Tata Naskah bertujuan agar surat yang keluar diketahui oleh pimpinan, apabila terjadi sesuatu instansi akan bertangggung jawab; 3. setiap surat yang masuk maupun keluar dicatat dahulu di buku agenda surat masuk, buku agenda surat keluar dan buku agenda non tata naskah untuk pemberian nomor; 4. pemberian kode pada surat masuk maupun surat keluar dikelompokkan berdasarkan pokok masalah yang bertujuan agar memudahkan petugas arsip apabila dokumen – dokumen tersebut dibutuhkan kembali; 5. penyimpanan dilakukan oleh Bagian Unit Kearsipan dan dilakukan pada masing – masing bagian; 6. penyimpanan arsip dilakukan jangka waktu satu tahun untuk arsip yang diletakkan di ordner dan berlaku lima tahun diletakkan di gudang; 7. buku ekspedisi digunakan untuk pencatatan terakhir pencatatan surat keluar dari bagian urusan tata naskah yang akan dikirim ke alamat yang akan dituju.