PELAKSANAAN KEGIATAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN PADA PT. ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) BRANCH OFFICE JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Nyata pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Jember Branch Office pada bagian administrasi dan logistik yang beberapa kegiatannya mewakili kegiatan kesekretariatan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Surat masuk pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Jember Branch Office Office menganut sistem satu pintu, yaitu surat yang di terima di tangani oleh unit tersendiri. Surat yang masuk langsung diterima oleh bagian administrasi dan langsung di proses. Proses dalam menangani surat masuk yaitu dengan mengandekan surat, memberi disposisi dan didistribusikan kepada bagian bagian yang bersangkutan yaitu unit operasional, unit pertanggungan dan unit administrasi&logistik. Surat yang sudah diterima oleh bagian atau unit-unit tersebut dicatat dalam buku ekspedisi dan diarsipkan. 2. Surat Keluar pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Jember Branch Office dibuat oleh bagian administrasi masing-masing unit. Proses surat keluar yaitu dari bagian administrasi membuat konsep surat, persetujuan konsep, pengetikan surat, diagendakan dalam buku agenda surat keluar, dan pemberian nomor surat keluar sesuai dengan nomor urut pada buku agenda surat keluar. Jika sudah diagendakan dan diberi nomor surat, surat tersebut sudah siap untuk dikirim. 3. Sistem kearsipan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Jember Branch Office menggunakan sistem penyimpanan menurut tanggal, nomor dan pokok permasalahan. Penyimpanan menurut tanggal adalah sistem penyimpanan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya. Penyimpanan menurut nomor adalah sistem penyimpanan dimana setiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan berturut-turut menurut urutan nomor dan pokok permasalahan merupakan masalah pokok isi surat.