PELAKSANAAN KEGIATAN KORESPONDENSI PADA KANTOR PEGADAIAN CABANG TEGAL BOTO JEMBER

Abstract

Praktek Kerja Nyata yang dilaksanakan pada Perum Pegadaian Cabang Tegal Boto Jember sebagai berikut : 1. Menerima Surat Masuk Pelaksanaan pengurusan surat masuk pada Perum Pegadaian Cabang Tegal Boto Jember menggunakan azas sentralisasi, yaitu suatu sistem dimana semua kegiatan surat menyurat dipusatkan pada unit khusus pengelola masalah surat-menyurat pada teori sistem membuat surat. Pelaksanaan pengurusan surat masuk tersebut pada prinsipnya sama dengan penerimaan surat pada biro kesekretariatan perusahaan kantor pusat, yaitu: 1) Surat Masuk diterima petugas atau pegawai yang ditunjuk. 2) Petugas atau pegawai meneliti dan memeriksa kebenaran alamat tujuan. 3) Surat yang berisi rahasia tidak dibuka (Martono, 1997:71). 2. Mencatat Surat Masuk kedalam agenda surat masuk. Surat yang diterima dari cabang-cabang perusahaan atau dari instansi-instansi lainnya kedalam buku agenda surat masuk, dan dicatat juga tanda terima surat, nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal register pimpinan, kode penyimpanan, dan keterangan yang prinsipnya sama dengan teori prosedur pengurusan dan pengendalian surat masuk. 3. Pencatatan Surat Keluar Pelaksanaan pengurusan surat keluar harus melalui beberapa unit pengelola yang mana pada dasarnya mempunyai prinsip yang sama yaitu : 1) Sebelum surat ditanda tangani direktur/pimpinan pengolah harus diteliti terlebih dahulu kebenaran surat (alamat, surat, lampiran bila ada). 2) Menyampaikan surat kepada urusan biro kesekretariatan perusahaan dalam keadaan tertutup untuk diproses. 3) Setelah surat diproses maka surat segera dikirimkan sesuai dengan alamat yang dituju. 4) Setelah surat dikirim, surat yang tidak asli di file dan dijadikan arsip. Pada dasarnya penataan berkas disusun secara sistematis yang berpedoman pada klasifikasi arsip dan indeks. Adapun langkah penataan arsip tersebut : 1) Menentukan Kode Klasifikasi dan Indeks. 2) Menata sekat. 3) Menata folder kedalam sekat. 4) Memasukkan arsip.