MEKANISME KERJA SEKRETARIS PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG JEMBER JAWA TIMUR

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata yang dilaksanakan pada bidang mekanisme kerja sekretaris pada PT. Jamsostek maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Pada bidang Kesekretariatan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Jember meliputi : 1. Mengagendakan surat masuk Surat masuk juga dapat bersifat sangat rahasia confidential, rahasia atau biasa. Penanganan surat masuk dilakukan oleh petugas bagian Umum dibawah kordinasi Kepala Bidang Keuangan dan Umum. 2. Mengagendakan surat keluar Seperti halnya mengagendakan surat masuk, surat yang keluar juga ditangani oleh petugas bagian umum dibawah koordinasi Kepala Bidang Keuangan dan Umum. Surat yang keluar dari PT. Jamsostek biasanya dikonsep oleh Pimpinan dan diketik oleh Petugas Umum. 3. Tatacara menerima telephone Dari segi penerimaan telephone tidak dilaksanakan oleh seorang sekretaris tetapi dilaksakan oleh petugas Koordinasi Bagian Pembinaan dan Pelayanan jaminan yang nantinya akan disambungkan kepada pihak yang dituju oleh penelephone. 4. Tatacara menerima tamu Dari segi penerimaan tamupun tidak dilaksanakan oleh sekretaris melainkan ditangani oleh petugas keamanan/sekurity yang merangkap sebagai petugas penerima tamu dengan disertai buku tamu. 5. Membantu pendaftaran program Jamsostek. Perusahaan yang wajib ikut serta program Jamsostek adalah yang sudah memenuhi persyaratan tertentu dengan cara mendaftarkan perusahaannya terlebih dahulu di PT. Jamsostek (Persero) setempat. Untuk bisa mengikuti program-program tersebut, maka perusahaan dan tenaga kerja 51 52

harus mendaftarkan diri pada Jamsostek. Dokumen yang digunakan dalam prosedur pendaftaran : a) Formulir Pendaftaran Perusahaan (F1). b) Formulir Pendaftaran Tenaga Kerja (F1a). c) Formulir Pendaftaran Tenaga Kerja Keluar (F1b). b. Pekerjaan kesekretariatan tidak khusus diaksanakan oleh seorang sekretaris, karena pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Jember beruang lingkup

kecil sehingga ditunjuk kepala kantor yang berperan sebagai sekretaris eksekutif dan kegiatan kesekretariatan untuk surat menyuratpun dilakukan oleh bagian umum atau seksi umum dan pelaksanaan kegiatan kesekretariatan pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Jember, mutlak tidak sama jika dibandingkan dengan teori yang ada.