Prosedur Kegiatan Korespondensi Bidang Umum Melalui Sistem Informasi Pengelolaan Surat (SIPS) PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Surabaya

Abstract

Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar selama ini masih dilakukan secara konvensional berupa hard copy atau lembaran-lembaran kertas yang menyulitkan dalam hal pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Surat yang masuk beberapa tahun yang lalu tentu akan sulit dicari jika menggunakan cara penyimpanan berupa hard copy baik itu karena semakin menumpuknya arsip atau dikarenakan arsip surat yang sudah rusak. Kesulitan dan kerumitan tersebut dapat diatasi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat di zaman ini membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan perkantoran yang dilaksanakan didalam suatu organisasi/ perusahaan sub bidang dalam perusahaan sudah banyak yang memanfaatkan teknologi digital untuk memproses data, salah satunya pada prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang biasanya dikelola bidang umum. Perkembangan arsip surat masuk dan surat keluar elektronik di Indonesia itu sendiri sudah sangat signifikan. Perkembangan kearsipan elektronik ini banyak ditemukan dalam kearsipan banyak ditemukan dalam hal penyimpanan data atau sistem back-up karena sistem kearsipan elektronik rentan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Sub bagian umum pada PT. Taspen (Persero) Cabang Utama Surabaya mengelola surat masuk dan surat keluar melalui dua metode yaitu manual dan website resmi milik PT. Taspen Sistem Informasi Pengelolaan Surat (SIPS). Pengelolaaan surat masuk dan surat keluar yang dikelola oleh sub bidang umum sudah cukup baik dan tersusun rapi, website SIPS sangat mudah dipahami dan dikelola selain itu website SIPS memiliki opsi-opsi mendetail untuk kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar.