Prosedur Pembelian dan Penerimaan Barang oleh Department Accounting di Hotel Dafam Fortuna Jember

Abstract

Perkembangan industri pariwisata di Indonesia mengalami peningkatan yang cukup tinggi, begitu juga di Kabupaten Jember yang ditunjukkan dengan meningkatnya kunjungan tamu khususnya di beberapa hotel yang memiliki klasifikasi baik ataupun hotel berbintang, hal tersebut disebabkan oleh banyaknya kegiatan konvensional seperti rapat, seminar atau ajang pertemuan hingga penjamuan yang diselenggarakan oleh instansi pemerintahan ataupun swasta, baik dalam tingkat regional maupun nasional yang diadakan di Kabupaten Jember. Salah satu hotel yang berada di Kabupaten Jember yaitu Hotel Dafam Fortuna Jember. Hotel Dafam Fortuna Jember adalah salah satu brand dari PT. Dafam Hotel Management dengan konsep modern retro-art. Hotel Dafam Fortuna Jember memiliki banyak Department untuk melakukan kegiatan operasional sehari-hari salah satunya yaitu Department Accounting , di dalam department accounting sendiri memiliki staff Purchasing. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari purchasing department adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing juga bisa di artikan dalam penerimaan dan pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat. Department accounting memiliki receiving yang bertanggung jawab terhadap penerimaan barang di hotel. Staff Receiving berkewajiban untuk menerima, memeriksa barang, atau bahan olahan yang datang dan diserahkan oleh x pemasok atas pesanan dari bagian pembelian. Setelah itu staff storekeeper akan menyimpan barang sesuai dengan kategori barang. Pada prinsipnya semua barang- barang yang masuk ke hotel untuk keperluan operation harus melalui bagian reaciving, guna mendata dan kontrol yang diperlukan. Adapun prosedur pembelian yang dilakukan oleh staff purchasing yaitu menentukan dokumen pendukung seperti Purchase requisition dan Daily market list setelah itu menentukan Suplier yang menyediakan barang tersebut. Selanjutya Purchase order akan di beri tanda tangan oleh General Manager, Head Accounting, dan Staff Purchasing dan dokumen tersebut diberikan kepada supplier. Berlanjut di prosedur penerimaan setelah Purchase Order diberikan ke pada supplier dan salinannya akan diberikan ke staff receiving ketika barang sudah datang staff receiving akan diberikan faktur rangkap 3 (tiga) bila barang sesuai dengan faktur maka barang akan diterima staff receiving akan membuat receiving report dan menduplikat faktur tersebut. Hasil yang dapat disimpulkan setelah melakukan Praktek Kerja Nyata adalah Department Accounting merupakan bagian yang penting di hotel. Departemen Accounting yang mengatur pendapatan dan pengeluaran sebuah hotel selain itu departemen Accounting juga menyediakan sebagian besar kebutuhan departemen lain