Peran Tim Produksi dalam Penyelenggaraan Event pada GM Production Yogyakarta

Abstract

Masyarakat Yogyakarta banyak yang berkecimpung di dunia pariwisata sebagai mata pencaharian, salah satunya adalah sektor MICE. GM Production Indonesia merupakan salah satu event organizer di Yogyakarta. Didirikan oleh Bapak Sutikno sejak tahun 2002 dengan label PT Gadjah Mada Barokah Sukses Makmur, pada awal berdiri GM Production Indonesia merupakan rental sound sistem dan genset. Seiring berkembangnya waktu GM Production Indonesia merambah menjadi vendor equipment event dan show management. Terdapat beberapa divisi pada struktur organisasi GM Production Indonesia, salah satunya adalah tim produksi. Tim produksi menjadi salah satu divisi yang menghasilkan keuntungan besar, memiliki pasar yang luas serta kompetitor sedikit. Tim produksi membutuhkan banyak sumber daya manusia sehingga dapat membuka lapangan pekerjaan, namun bersifat freelance. Tim produksi cenderung membutuhkan pekerja yang memiliki fisik kuat karena jobdesk yang menguras tenaga dan jam kerja tidak efektif. Mengacu pada panduan production flow yang telah ditetapkan, tim produksi memiliki beberapa peran dalam proses penyelenggaraan event. Peran tim produksi dalam penyelenggaraan event dapat dikategorikan menjadi tiga bagian yaitu: pre event, on event, post event. Pada pre event tim produksi akan mendapat brefing konsep event yang akan dilaksanakan, tim produksi akan bertukar pikiran dengan tim operasional untuk menyempurnakan konsep. Setelah draft konsep terbentuk tim produksi akan melakukan survei venue, hasil survei akan digunakan tim desain sebagai acuan. Ketika konsep telah disetujui klien, tim produksi akan membuat anggaran belanja, fee karyawan, uang makan lalu memulai produksi barang. Tim produksi akan selalu update proses pengerjaan karena terkadang terjadi perubahan. Tim produksi akan melakukan proses loading in dan set up venue sebelum event berjalan. Jika semua barang sudah tertata dan venue sudah sesuai gambar kerja tim produksi akan istirahat, selama on event tim produksi tidak diperkenankan untuk lalu- lalang. Tim produksi akan standby di area sekitar venue jika ada perubahan mendadak. Setelah event selesai tim produksi akan membongkar semua barang dan membawa kembali ke gudang produksi, ketika sampai gudang barang-barang akan di sortir lalu ditata ke tempat semula. Dalam penyelenggaraan event tim produksi sering menemukan beberapa kendala yang cukup menyulitkan. Kendala tersebut bisa terjadi akibat human error, miskomunikasi dan force majeure.