Sistem Pengarsipan dan Surat Menyurat Pada Bagian Sekretariat Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Lumajang

Abstract

Secara umum surat menyurat berarti kegiatan berkomunikasi atau penyampaian informasi yang dilakukan oleh berbagai pihak, dengan menggunakan media surat, dan bersifat resmi, dengan demikian bisa terlihat bahwa dalam sebuah instansi atau lembaga perlu adanya kegiatan surat menyurat, karena proses komunikasi dapat menjadi lebih efektif dan efisien, serta dapat terjalin hubungan kerja sama baik dalam lingkungan intern maupun ekstern, sehingga perwujudan akan tujuan instansi dapat dengan mudah direalisasikan. Kearsipan merupakan kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Surat bisa disebut sebagai arsip apabila surat tersebut mempunyai arti dan berisikan informasi berguna serta disimpan di kantor. Bagi suatu organisasi, kearsipan menjadi unsur penunjang yang memiliki peran penting dalam kegiatan operasional kantor. Hal ini dikarenakan arsip memiliki fungsi sebagai sumber keterangan atau informasi, sumber ingatan, sebagai bukti atau sumber sejarah, serta bahan pertanggungjawaban terhadap suatu peristiwa. Terlebih lagi melalui kegiatan kearsipan, informasi serta data autentik yang mungkin diperlukan kembali dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Melihat akan peran dari kegiatan surat menyurat dan pengarsipan bagi sebuah instansi, maka sangat diperlukan adanya sistem surat menyurat dan pengelolaan kearsipan yang optimal untuk mengatur serta mengelola arsip dan sumber informasi yang ada. Tujuan dari sistem pengelolaan arsip agar mengetahui bagaimana cara agar arsip tersimpan secara sistematis, terawat, dapat ditemukan kembali dengan cepat di kemudian hari, dan arsip dapat terhindar dari kerusakan.