Penerapan Prosedur Pengelolaan Perlengkapan dan Peralatan Kantor pada Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana Kabupaten Jember

Abstract

Kantor merupakan pusat organisasi, pusat manajemen, pusat pemikiran, pusat komunikasi dan pusat informasi. Kedudukan dan peranan kantor sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Kegiatan perkantoran perlu ditangani secara professional dengan memperhitungkan rencana yang telah dibuat. Pada suatu kantor tentunya membutuhkan peralatan dan perlengkapan kantor guna menunjang kinerja para pegawai untuk mencapai tujuan yang telah dirancang. Dengan adanya peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai pasti semua pekerjaan akan selesai dengan maksimal. Dalam hal ini, mulai awal perencanaan akan diadakan bagaimana proses pengelolaan peralatan dan perlengkapan kantor pada Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana Kabupaten Jember. Pengelolaan peralatan dan perlengkapan kantor ini meliputi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan peralatan dan perlengkapan kantor yang sudah rusak akan dikemanakan nantinya. Selain itu penerapan prosedur pengelolaan yang sudah diterapkan apakah sudah berjalan baik atau masih kurang.Menurut Priansa dan Damayanti (2015:49) “Prosedur merupakan urutan serangkaian kegiatan yang telah direncanakan untuk mengatur pekerjaan yang seragam, berulang, dan tetap”. Maka dari itu pengelolaan peralatan kantor tidak bisa asal-asalan saja, tetapi harus sesuai dengan prosedur yang sudah dirancang dengan baik agar peralatan dan perlengkapan kantor dapat terpelihara dengan baik. Sebagai seorang sekretaris tentunya harus menguasai ilmu bagaimana cara pengadaan, pemeliharaan maupun penghapusan peralatan dan perlengkapan kantor agar terkelola dengan baik. Dalam hal tersebut tentunya prosedur pengelolaannya sangat dibutuhkan pada setiap tahunnya. Pengelolaan Perlengkapan dan Peralatan Kantor erat kaitannya dengan ilmu dan teori yang ada pada mata kuliah manajemen perkantoran dimana seorang sekretaris dituntut untuk menguasai bagaimana cara pengelolaan karena nantinya akan membantu semua administrasi pada proses tersebut. Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana menyediakan peralatan dan perlengkapan kantor sesuai dengan kebutuhan dan keperluan masing-masing bidang terutama pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Aktivitas yang dilakukan pada bidang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian meliputi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan peralatan dan perlengkapan kantor. Pengelolaan peralatan dan perlengkapan kantor pada Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana Kabupaten Jember tidak sepenuhnya berjalan dengan baik dan optimal. Dalam proses pengadaan terdapat miskomunikasi jumlah barang tidak sesuai dengan data dikarenakan kurang teliti dalam mendata barang. Selain itu, tidak adanya tempat untuk penyimpanan mengakibatkan peralatan dan perlengkapan kantor diletakkan pada tempat yang tidak seharusnya. Hal tersebut mengakibatkan kantor menjadi berantakan dan menimbulkan ketidaknyamanan pegawai dalam beraktivitas. Pengelolaan peralatan dan perlengkapan kantor harus diperhatikan karena hal ini sangat berperan penting dalam menunjang aktivitas pekerjaan para pegawai. Selain itu juga dapat menentukan keberhasilan suatu instansi untuk mencapai tujuannya. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur dalam pengelolaan peralatan dan perlengkapan kantor sangat berperan penting dalam suatu kantor agar tujuan yang sudah direncanakan tercapai. Selain itu peran seorang sekretaris yang harus bisa menguasai ilmu dalam pengelolaan peralatan dan perlengkapan kantor ini juga sangat diperlukan agar peralatan dan perlengkapan kantor terkelola dengan baik.