Tanggung Jawab Notaris Pemegang Protokol Terhadap Kerahasiaan Akta Jika Terjadi Pengalihan Protokol

Abstract

Notaris yang telah berakhir masa jabatannya, memberitahukan kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) secara tertulis mengenai masa jabatannya sekaligus mengusulkan notaris lain sebagai pemegang protokol. Pemegang protokol notaris wajib menjaga keamanan dan kerahasiaan akta dan eksistensinya. Sehingga apabila suatu saat dibutuhkan, dapat dengan mudah dicari dan ditemukan. Pengalihan protokol notaris tentunya mengakibatkan perpindahan tanggungjawab hukum dari notaris yang lama kepada notaris pemegang protokol yang baru. Tanggungjawab yang berpindah dalam hal ini keamanan dan kerahasiaan akta ikut beralih. Notaris pemegang protokol baru dapat turut digugat apabila ada kesalahan kebocoran keamanan akta pada saat akta tersebut maih dalam lingkup notaris lama. Notaris pemegang protokol baru dapat memberikan salinan atau kutipan akta kepada pihak-pihak yang nama-namanya tidak tercantum dalam akta menjadi hal yang menarik untuk dikaji. Permasalahan yang akan diteliti dalam tesis ini antara lain mengenai tanggungjawab notaris dan notaris pengganti terhadap keamanan dan kerahasiaan protokol notaris. Selanjutnya mengenai ketentuan pemberian salinan protokol notaris kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dan meneliti mengenai konstruksi hukum untuk menjaga dan menjamin keamanan dan kerahasiaan protokol notaris dari notaris atau notaris pengganti. Tipe penelitian yang digunakan dalam penulisan tesis ini yaitu yuridis normatif (legal research). Pendekatan masalah yang digunakan dalam penyusunan tesis ini yaitu pendekatan perundang-undangan (statute approach) dan pendekatan konsep (conceptual approach). Sumber bahan hukum yang digunakan adalah sumber bahan hukum primer, sekunder dan tersier / non hukum. Kesimpulan dalam tesis ini adalah Tanggung jawab Notaris baik Pejabat Sementara Notaris maupun Notaris Pengganti sebagai pejabat umum meliputi tanggung jawab terhadap akta yang dibuatnya yaitu tanggung jawab perdata, pidana serta administrasi atas akta yang dibuatnya. Notaris yang telah menerima protokol tersebut bertanggung jawab untuk memelihara protokol notaris yang dialihkan kepadanya. Ia juga berwenang mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta sebagaimana diatur didalam ketentuan Pasal 64 ayat (2) UU Jabatan Notaris. Notaris penerima protokol berkewajiban merawat protokol notaris yang dilimpahkan kepadanya selayaknya protokol sendiri, sehingga dibutuhkan tempat yang memadai serta administrasi yang baik agar akta yang ada padanya tersusun dengan rapi dan dapat dengan mudah dicari ketika dibutuhkan. Notaris bertanggung jawab secara mutlak atas setiap akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris.Notaris penerima dan penyimpan protokol notaris tidak bertanggung jawab atas substansi atau isi akta atas protokol yang diterimanya. Notaris penerima dan penyimpan protokol notaris melayani panggilan dari pihak kepolisian maupun pengadilan adanya sengketa para pihak terkait dengan minuta akta yang menjadi bagian dari protokol yang berada dalam penyimpanannya dengan adanya persetujuan dari Majelis Kehormatan Notaris. Pemberian Salinan Protokol Notaris kepada pihak yang berkepentingan belum diatur secara jelas dan tegas baik dalam UU Jabatan Notaris maupun Kode Etik Notaris. Protokol notaris sebagai arsip negara tidak pula diatur secara detail dalam UU Jabatan Notaris terkait dengan kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan protokol notaris. Akta notaris mempunyai kekuatan pembuktian yang sempurna dalam gugatan perkara perdata, namun apabila melanggar ketentuan tertentu, akan terdegradasi nilai pembuktiannya menjadi mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan. Notaris dapat dimintakan pertanggungjawaban atas kesalahannya tersebut dan diwajibkan memberikan ganti rugi, biaya, dan bunga kepada para pihak yang menderita kerugian. Notaris penerima protokol tetap akan dapat dipanggil untuk diminta keterangan apabila terdapat permasalahan terkait protokol yang ada dalam penguasaannya, hal ini merupakan salah satu tanggungjawab penerima protokol notaris. Konstruksi hukum dalam menjaga dan menjamin keamanan dan kerahasiaan protokol notaris dari notaris pembuat akta jika terjadi pengalihan protokol yaitu adanya peraturan perundang-undangan yang memuat ketentuan mengenai ketentuan kearsipan protokol notaris sebagai arsip negara. Dengan pengaturan tersebut maka akan menciptakan kepastian hukum bagi notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol notaris karenaNotaris, Notaris Pengganti, Pejabat Sementara Notaris, Notaris pemegang protokol dan Majelis Pengawas Daerah dalam menjalankan tugas jabatannya wajib menyimpan dan memelihara protokol notaris tanpa batas waktu sepanjang protokol notaris tersebut dibutuhkan oleh klien atau pihak-pihak yang terkait dan/atau sampai adanya pengaturan tentang batas waktu penyimpanan protokol notaris. Saran yang dapat diberikan adalah Untuk menciptakan kepastian hukum atas adanya peralihan protokol notaris maka kompetensi Notaris dalam membuat akta perlu ditingkatkan agar notaris menjalankan jabatannya sesuai dengan norma- norma, nilai-nilai dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku sehingga hukum dapat bekerja dalam masyarakat. Sehingga tercapai kepastian hukum serta memberikan kebahagiaan/kemanfaatan, dan keadilan bagi seluruh masyarakat tanpa memihak Jadi, adanya pengalihan protokol notaris tidak menimbulkan suatu masalah yang mengharuskan notaris penyimpan protokol notaris dihadapkan dalam situasi yang sulit terkait kewajiban menjaga kerahasiaan isi akta yang disimpannya. Kepada lembaga legislatif dalam hal ini Dewan Perwakilan Rakyat hendaknya perlu segera dilakukan penyesuaian ketentuan kearsipan protokol notaris sebagai arsip negara dalam UU Jabatan Notaris. Perubahan UU Jabatan Notaris sangat diperlukan mengingat dengan perkembangan teknologi dimana sebelumnya protokol notaris berupa fisik atau cetakan menjadi file atau softcopy