Administrasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Jember

Abstract

Hasil Praktek Kerja Nyata,merupakan hasil yang diperoleh selama melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Nyata di Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Jember. Praktek Kerja Nyata tersebut dalam pelaksanaanya, berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Sehingga, pelaksanaan administrasi surat masuk dan surat keluar pada bidang kesekretariatan, dapat diambil kesimpulan : a. Surat yang ada di Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Jember masih tetap menggunakan cara manual dengan berbentuk hardfile, hanya beberapa surat tertentu saja yang diubah dalam bentuk digital (Portable Document Format). Pihak kantor tidak menggunakan sistem aplikasi yang berbasis online, karena tidak adanya sistem aplikasi yang dibuat dan ketentuan dari Pemerintahan itu sendiri. b. Tahapan pengelolaan surat masuk adalah penerimaan surat, pencatatan, pendisposisian, pengajuan, pendistribusian dan pengarsipan surat. Sedangkan pengelolaan surat keluar meliputi pengonsepan surat, pengetikan, pemeriksaan, pencatatan dan pengiriman surat. c. Masalah yang ada di Satuan Polisi Pamong Praja Kabupaten Jember adalah, terdapat pada sistem pengarsipan yang kurang efektif karena masih menggunakan sistem manual. Dalam pengarsipan tersebut sering kali susah untuk menemukan surat, bahkan beberapa surat yang diarsipkan hilang. Faktor-faktornya seperti lupa, dan kertas yang mudah lapuk (robek). Arsip surat apabila yang dibutuhkan hilang, otomatis mengetik ulang kembali. d. Selama melaksanakan Praktek Kerja Nyata, kegiatan yang sering saya lakukan menangani pada bagian surat. Membantu pencatatan surat yang masuk ataupun keluar di buku agenda, menulis di lembar disposisi, memberi penomoran surat pada arsip, mencetak data-data yang diperlukan, membendel surat-surat berdasarkan alokasi kegiatan dan memasukkan arsip kedalam map besar.