Sistem Pengarsipan Surat Pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IX Jember

Abstract

Adapun tujuan praktek kerja nyata adalah untuk : a. Mengetahui dan memahami secara langsung pelaksanaan kegiatan kearsipan pa pada unit dokumen di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IX Jember. b. Memperoleh pengalaman yang bergunan dikemudian hari khususnya dibidang kearsipan.

Berdasarkan kegiatan-kegiatan dan pengamatan secara langsung yang telah dilakukan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IX Jember, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu: 1. Pencatatan surat masuk masuk dibedakan dalam 2 macam yaitu pada buku agenda dan pencatatan modern. 2. Pengarsipan surat keluar meliputi penerimaan surat keluar dan lembar A1 oleh Sub Bagian Dokumen dari pihak internal PT. KAI (Persero) Daop 9 Jember. Surat diberi nomor dan kode klasifikasi serta diarsip pada aplikasi RDS oleh Pelaksana Sub Bagian Dokumen. Selanjutnya surat keluar dapat dikembalikan kepada pihak yang bersangkutan yaitu bagian internal PT. KAI (Persero) Daop 9 Jember yang memberikan surat tersebut. 3. Penomoran naskah dinas dengan memberikan kode klasifikasi dilakukan dengan membaca terlebih dahulu perihal dan isi surat secara keseluruhan. 4. Sistem penataan arsip pada Sub Bagian Dokumen ada dua macam yaitu secara tradisional dan elektronik. Penataan secara tradisional meliputi pengelompokkan arsip sesuai nomor dan kode klasifikasi untuk disimpan pada kotak arsip yang sudah diberi kode klasifikasi. Penataan secara elektronik meliputi entri data arsip Ms. Excel.